Rekisteri- ja tietosuojaseloste
Tämä tietosuojaseloste on sekä asetuksen (EU) 2016/679 (jäljempänä tietosuoja-asetus) mukainen tiedote rekisteröidyille heidän henkilötietojensa käsittelystä että asetuksen (EU) 2016/679 (jäljempänä tietosuoja-asetus tai TSA) 30 artiklan mukainen seloste henkilötietojen käsittelytoimista.
Laadittu 31.7.2018, päivitetty 18.3.2026
- Rekisterinpitäjä
Hyvinkään Suomi–Ranska yhdistys ry
rnro: 145.588 Y-tunnus: 2223018-1
- Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Aki Korpela, Timonkatu 1, 05830 HYVINKÄÄ, aki.korpela@iki.fi, 019 422 101
- Rekisterin nimi
Hyvinkään Suomi–Ranska yhdistys ry:n jäsenrekisteri.
- Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on artiklojen 6.1(a) ja 9.2(a) mukaisesti rekisteröidyn itsensä antama suostumus, artiklan 9.2(d) mukaisesti rekisteröidyn henkilön jäsenyyden myötä syntyvä yhteys yhdistykseen, ja artiklan 6.1(c) mukainen rekisterinpitäjän lakisääteinen velvollisuus pitää jäsenistään jäsenrekisteriä.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on mahdollistaa yhdistyksen toiminnan tarkoituksen toteuttaminen, yhteydenpito jäsenistöön sekä yhdistyksen lakisääteinen vaatimus pitää jäsenistään jäsenrekisteriä.
- Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat:
– jäsenen nimi
– yhteystiedot (postiosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite)
– jäseneksiliittymisvuosi
– jäsenmaksulaskututustiedot (pankkiviite, jäsenmaksun maksutilanne)
– nykyiset ja entiset luottamustoimet yhdistyksessä (puheenjohtajuus, hallituksen jäsenyys, toiminnantarkastajana toimiminen)
- Säännönmukaiset tietolähteet ja henkilötietojen säilyttämisaika
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan jäseneltä mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.
Mikäli henkilö ei itse jäljempänä esitetyllä tavalla vaadi henkilötietojensa poistoa rekisteristä, rekisterinpitäjä poistaa rekisteröidyn henkilötiedot, viimeistään sitten, kun on kulunut vähintään kaksi kokonaista kalenterivuotta siitä, kun henkilön jäsenyys yhdistyksessä on päättynyt tai päätetty.
- Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja luovutetaan säännönmukaisesti ainoastaan Suomi–Ranska –yhdistysten liitto ry:n jäsenviestintään. Satunnaisesti tietoja voidaan luovuttaa yhdistyksen hallituksen erillisen päätöksen mukaisesti muuhun yhdistyksen toimintaa tukevaan ulkopuolisten tahojen viestintään. Tällöin edellytetään viestijän ilmoittavan, mikä tämän osoitelähteenä on ollut.
Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
- Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta. Rekisteritietoja säilytetään sähköisesti Googlen pilvipalvelussa (Google Drive), johon on pääsy yhdistyksen puheenjohtajalla, varapuheenjohtajalla, sihteerillä ja rahastonhoitajalla. Edellä mainituilla henkilöillä saattaa olla jäsenrekisterin tiedoista työkopioita omalla tietokoneellaan, mutta niihin ei ulkopuolisilla ole pääsyä eikä niitä jaeta ulkopuolisille. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden henkilöiden (hallituksen jäsenten) toimesta, joiden toimenkuvaan se kuuluu.
- Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti (esimerkiksi sähköpostitse) rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
- Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).